Что такое архив в представлении обывателя? Хранилище бумажек. Но когда кому-то из нас требуется подтвердить факт из своей трудовой жизни или восстановить историю семьи – бумажка превращается в документ. 10 марта в России отмечается День работников архива. О том, как, и для чего, работает ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области» рассказал его директор Сергей Чарочкин.
Что имеем и храним
- Какого рода информацию хранит архив?
- Как правило, простой человек называет архивом любую стихийно образовавшуюся стопку бумаг (старые газеты, счета, записки, фотографии). Если же мы говорим о специальном помещении для хранения большого количества документов, то это уже понимание архива как хранилища. Ещё более сложное определение архива – как комплекса архивных документов, которые могут относиться к деятельности региона, страны и иметь непреходящую культурно-историческую и научную ценность и подлежат постоянному хранению. В отдельных архивах могут храниться документы, имеющие значение для характеристики развития человеческой цивилизации.
В стране имеется более двухсот областных государственных архивов. Таким региональным архивом являемся и мы – Государственный исторический архив Сахалинской области, а также Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области.
Какие документы из исторического архива могут заинтересовать наших пользователей? Документы, содержащие информацию, связанную с развитием островного региона: с деятельностью органов власти, учреждений, различных служб, общественных организаций, внёсших достаточно значимый вклад в нашу историю. Интерес представляют документы, связанные с деятельностью определенного круга лиц, наших земляков (личные фонды).
Если человек занимается исследованием краеведческого материала, то ему тоже – к нам, потому что никакие научные изыскания невозможны без надежных источников. А единственно подлинный документальный источник – это архивный документ. Да и в любом аспекте жизнедеятельности, где требуются подлинные документы, человек будет направлен в архив.
- В каком виде сегодня сохраняется информация?
- В нашем архиве находятся исключительно документы вечного хранения. Попадая в архивный фонд области (как часть архивного фонда РФ), документ никогда и ни при каких условиях не должен быть уничтожен. Разве что в будущем появятся новые технологии, которые гарантировано обезопасят задокументированную информацию от искажения и уничтожения случайно или намеренно. Пока же хранение документов традиционным способом, то есть на бумаге – наиболее надежно. Новые способы хранения, связанные с электронными форматами, новые носители информации на сегодняшний день не защищают документы на сто процентов.
В нашем архиве основная масса документов является подлинными экземплярами. В целях сохранности подлинника заявителю для работы может быть предоставлена пользовательская копия. Когда к нам обращается научный работник или физическое лицо, имеющее свои прагматичные цели (касаемые прав на недвижимость и т.п.), для работы в читальном зале ему чаще всего предоставляется страховая копия дела из фонда пользования. Подлинные документы, имеющие серьезный исторический возраст, любым архивом выдаются в крайнем случае, и для этого они должны быть в хорошем состоянии. В читальном зале соблюдается специальная обстановка, максимально оберегающая документ от порчи.
Сегодня мы вносим сведения об архивных документах (но не содержание документа!) в создаваемую на базе исторического архива цифровую архивную информационную систему Сахалинской области, которая объединит информацию о хранимых документах, находящихся во всех островных архивах. Это даст возможность удаленно в короткие сроки получить консультацию, допустим, жителю Охи.
Удовлетворим любой интерес
- При каких условиях заинтересованное лицо допускается до самостоятельной работы с архивными документами в читальном зале?
- Придя в архив, вы должны изложить цель своего посещения, обосновать её (научная работа, поисковая деятельность, подтверждение фактов трудовой деятельности т.п.). Ведь чем большее количество людей читает подлинники документов, тем больший ущерб им наносится. А утеря подлинника – это утеря единицы хранения архивного фонда РФ.
Из обязательных условий - пользователь должен достичь 18-ти лет, либо его должны сопровождать взрослые. Он также должен предъявить документы, удостоверяющие личность, владеть русским языком или прийти с переводчиком.
Мы никогда не отказываем пользователю исходя из «несерьезности» его изысканий. Людей интересуют многие вопросы. Может быть кто-то сделает настоящее открытие – в составе нашего фонда находится более 620 тысяч дел за период с середины 19 века по настоящее время, а дело состоит из десятков или сотен документов (в архиве хранятся миллионы документов по отраслям промышленности, по учреждениям, касаемо отдельных лиц и граждан). Человека в архиве может занимать любая тема: культура, экономика, сельское хозяйство, рыбная, угольная промышленность, нефтяная отрасль и т.д. У нас обширный фотофонд, газетный фонд. Поскольку пользователь, как правило, не первопроходец в своём исследовании, мы всегда подскажем и направим его в поиске. Возможно, начать нужно с ознакомления с уже имеющимися, но не известными пользователю трудами. Мы – не та организация, которая возьмёт деньги за заведомо неэффективные изыскания, а потом разведёт руками: «Вы же знали, что неудачи случаются». Можно отметить, что при росте интереса граждан к архивной информации, наши заявители как правило очень мало знают о работе архива, о том, как формируются в нашей стране архивные фонды.
Люди, которые приходят с научными интересами, работают в читальном зале неделями, месяцами, годами...
- Кто, помимо узких специалистов, исследователей пользуется услугами архива?
- Это как раз основная масса пользователей. Приходят люди с личными вопросами. Дело в том, что удостоверенный нами архивный документ является доказательством в суде, обеспечивает защиту прав человека. Кто-то приходит и работает самостоятельно, так как срок исполнения справки сотрудником может занять от нескольких дней до пары месяцев, а человек уверен, что сам в состоянии быстро найти нужные ему сведения. Он получит заверенную копию документа и уйдёт довольным. Обращаются организации и учреждения, которым нужна архивная информация для осуществления своей деятельности. Развитие почти любого предприятия не обходится без привлечения архивных документов.
В зависимости от вида документов установлены сроки их хранения. Обычно в организации (по месту создания документа) документация хранится порядка десяти лет, до сдачи в соответствующий архив. Документы, не подлежащие передаче в архив – уничтожаются. Но, хочу обратить внимание на то, что закон запрещает уничтожать документы без проведения процедуры их оценки!
Человек может обратиться к нам также для того, чтобы выяснить, имеется ли вообще возможность найти нужный документ по прошествии лет (допустим, если он не подлежит государственному архивному хранению, происходили реорганизации предприятия или целой отрасли, переименования). Нужные сведения могут быть получены благодаря тому, что «меньшее вливается в большее» – отчёт отдела является частью отчёта департамента и т.д., и последний как раз хранится в архиве.
К нам можно обратиться за консультацией – как организовать поиск необходимой информации. Поиски не всегда связаны с региональной информацией (где работал, служил, учился), людей из других регионов интересуют вопросы переселения, генеалогические вопросы. Мы можем подсказать, в какой архив обратиться. Если направить человека по нужному пути не занимает много времени, то эта услуга бесплатна, как и обработка всех социально-правовых запросов (всё, что связано с социальными льготами, компенсациями, реабилитацией, с тем, что гарантировано государством). Но если вы хотите заказать, к примеру, генеалогическое или тематическое исследование, то эта работа является платной. Если вы готовы работать в читальном зале самостоятельно, документы и необходимую помощь сотрудника вам предоставят безвозмездно.
Важно понимать, что архив не занимается розыском документов, у нас нет таких полномочий. Мы лишь ведём учёт и оперируем теми документами, которые поступили на госхранение.
В архивах также хранятся документы, связанные с развитием государства. Это касается границ, дипломатических отношений и других вопросов внешней политики. С доводами, подтвержденными подлинными архивными документами, спорить невозможно.
С уважением к документу
- Существуют формальные основания для отказа в предоставлении документа?
- Документ может быть настолько ценным, что выдать его подлинник для ознакомления можно только очень серьезному ученому с очень серьезными рекомендациями. Работа с таким документом вне хранилища – стресс, риск для его сохранности (не та влажность, яркий свет, дуновение воздуха и т.д.). У нас есть такое понятие как «угасающий текст», ежегодно наши архивисты восстанавливают более сотни листов текста (разбирая его содержание с помощью справочников и сопутствующих документов и перепечатывая заново). Многие документы помимо восстановления текста требуют реставрации. Они тоже не выдаются пользователям. В таких случаях может быть выдана копия либо, после бережной работы архивиста, изготавливается общая справка, требующаяся человеку.
Другая категория документов, которые не могут быть общедоступны – содержащие персональные данные (по которым можно определить человека и причинить ему какой-либо ущерб). К примеру, обращения, жалобы (иногда по сути доносы) в органы советской власти, итоги разбирательств, проверок или материалы архивных уголовных дел, связанных с применением репрессий. Не нам судить об обстоятельствах, при которых совершались нелицеприятные поступки, а как сегодня это может быть использовано и в каких целях – непредсказуемо. Поэтому человек должен обосновать своё право знакомиться с подобным документом. В крайнем случае, можно обратиться в правоохранительные органы, которые при необходимости сделают официальный запрос в архив. Архивисты же разглашать подобные сведения права не имеют.
Есть категория документов ограниченного доступа, секретные документы. Допустим, документы с грифом «коммерческая тайна» могут быть предоставлены только по согласованию с источником сдачи документа.
- Каким образом архив отвечает за подлинность хранимых документов?
- «Архивный документ» - это статус документа, прошедшего экспертную оценку по соответствующим критериям в ходе специальной процедуры. Он имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и стоит на госучете. В архиве могут храниться копии документов, но с обязательным указанием места хранения подлинника. Ежегодно проходят полистные проверки сохранности документов. Такая проверка проводится перед выдачей документа и при его возврате в хранилище. При этом в архиве имеются страховые копии документов. Поэтому завладеть документом, «поправить» его в своих интересах и получить «нужную» информацию не получится.
Фактически, к нам может обратиться любой человек и предоставить ценную информацию (фотодокументы, документы) для архива. После тщательной оценки (если информация значима для граждан, общества, государства) мы сможем принять документы на государственный архивный учет. А без этого ни одно учреждение не примет документ с «сомнительной» историей происхождения от заявителя в подтверждение его прав.
- Специалисты какого уровня сегодня работают в архиве?
- У нас работает более 50 человек архивных работников и 10 человек персонала. Само здание архива – технологически серьезно обустроено: мы имеем автономные системы пожаротушения, вентиляции, поддержания микроклимата, энергоснабжения, видеонаблюдения, нами осуществляются меры по технической защите информации, а также обеспечивается соответствующий уровень сейсмоусиления. Приятно, когда иностранные граждане удивляются созданным в нашем архиве условиям хранения документов.
Основные работники с документами и нуждами заявителя – архивисты (по-старому – архивариусы), которые ведут работы по учету, описанию, хранению, поиску информации и реставрации. Часть из них занимается издательской и информационной деятельностью – ежегодно архив издает сборники документов и фотоальбомы, готовит выставки документов. Большую помощь в работе оказывают наши сотрудники - представители IT-технологий. Сегодня закон требует наличие профильного образования для наших работников.
Познакомиться с работой Государственного исторического архива, задать свой вопрос можно на сайте архива и в нашем Инстаграме.