5 правил эффективного проведения видеоконференции

Сегодня существует множество сервисов для проведения видеоконференций. Все они по своему удобны и используются для бизнес-встреч. Однако зачастую они оказываются неэффективными по причине плохой организации и/или несоблюдения технических аспектов. 

Предлагаем 5 правил успешных видеоконференций, которые повысят результативность встречи и продуктивность сотрудников, а также помогут достичь взаимопонимания с партнерами. Неважно, кто ты – фронтенд разработчик или владелец бизнеса, эта статья будет для тебя полезна.

№1. Бесперебойное интернет-соединение

Обеспечь себе стабильное интернет-соединение во время разговора. Для этого потребуется:

• надежный интернет-провайдер
• высокоскоростной тариф
• мощный роутер

Для более стабильной связи попробуй установить роутер прямо возле компьютера/ноутбука или используй проводное подключение. Удостоверься, что у всех участников видеоконференции хорошее подключение к интернету.

№2. Программы и их настройка

Заблаговременно установи необходимые программы и произведи их настройку. Пройди все этапы: от регистрации до включения разрешения на видео и аудио. Во время онлайн-встречи лучше расположиться возле источника света, чтобы тебя было хорошо видно.

Заранее проверь правильность всех манипуляций, качество видео и звука при помощи тестового звонка.

Попроси всех участников онлайн-встречи установить тот же сервис для видеоконференции и пройти все необходимые шаги регистрации, настройки и проверки связи. 

№3. План видеоконференции

Заранее составь чек-лист вопросов для обсуждения на собрании. Ты можешь открыть к нему доступ для других участников видеоконференции, чтобы они могли добавить свои предложения и вопросы.

Если будет выступать несколько спикеров, составь план с количеством отведенного времени на каждого из них и последовательностью выступления членов команды. Важно предоставить им план, чтобы они были в курсе и могли внести корректировки.

Четкое планирование каждого этапа позволит сделать видеоконференцию конструктивной и эффективной.

№4. Материалы для встречи

Все электронные материалы в виде презентации и документов должны быть заранее подготовлены и отсортированы по востребованности. Используй шпаргалки. Это поможет не останавливаться во время конференции. 

№5. Оповещение о встрече

Очень важно проинформировать участников о дате и времени видеоконференции заблаговременно и попросить их подтвердить свое присутствие.

Если участники живут в других странах, учитывай разницу в часовых поясах и уточни правильность назначенного времени.

Заключение

Мы разобрали 5 главных правил эффективного проведения видеоконференции. Используй их, чтобы исключить нежелательные технические неполадки и неорганизованность во время встречи.