Что делать, если ваш контрагент оказался «однодневкой»?

Если инспекция уличит ваше предприятие в сотрудничестве с фирмой-однодневкой, ему могут предъявить ряд претензий, которые в лучшем случае ограничатся штрафными санкциями. Чтобы не пришлось нести ответственность за чужие махинации, необходимо взять на вооружение ряд правил, которые помогут вас защитить.

Потребуйте у контрагента документацию

 Вы имеет полное право потребовать у контрагента представить вам копии следующих документов:

 копии учредительной документации;

• свидетельства о регистрации в государственном реестре;
• свидетельства о постановке на налоговый учет;
• приказ о назначении руководящего лица.

 Наличие этих документов у вас свидетельствует о том, что вы добросовестно выбирали контрагента, поэтому налоговая служба не сможет обвинить вас в том, что вы не проявили необходимую осмотрительность во время выбора контрагента. Все же желательно пройти этот шаг еще до того, как вы вступили во взаимодействие с вашим контрагентом.

Научитесь объяснять

 Вы должны уметь объяснить, как вы нашли контрагента. Запишите адреса сайтов, где искали необходимые услуги, имена партнеров, которые порекомендовали вам эту фирму. Все это необходимо делать в письменном виде. Продумайте доводы, согласно которым данный контрагент показался вам более привлекательным, нежели другие предприятия. Например, если это цены, сохраните прайсы этой компании и ее конкурентов. Возможно, это сроки предоставления услуг или качество работ – всё должно быть подтверждено документально.

Если в ФНС нет сведений по фирме

 Если фирма в реестре зарегистрированных компаний не значится, то ваш контрагент не имеет статуса юридического лица/ИП. В этом случае налоговая инспекция исключит затраты из состава расходов по сделке с этим предприятием, а суммы НДС – из налоговых вычетов. Вероятнее всего, суд поддержит это решение.

Займитесь оформлением  договоров

Договор с контрагентом должен быть подписан уполномоченным на это лицом, если подпись ставится по доверенности, обязательно потребуйте эту доверенность предъявить.  Во время налоговой проверки вам могут задать вопрос, виделись ли вы с руководителем контрагента, и кто именно из сотрудников общался со служащими контрагента.

Пишите письма

Переписка с контрагентом должна быть подтверждена документально, поскольку ей отведена важная роль в разрешении спорных вопросов с налоговой службой. Письма, где контрагент подтверждает отгрузку товара и прочие действия служат дополнительным словом в пользу вашей осмотрительности при подборе контрагентов.  

У вас должны быть документы, подтверждающие исполнение договора

Пи этом все документы должны быть подписаны директором контрагента. Если налоговая установит, что счет-фактура, акт или накладная подписывались другим лицом, то придется идти в суд и пытаться доказать свою правоту там.

Внутренние документы должны фиксировать связь с контрагентом

Допустим, в вашей фирме действует пропускной режим. В этом случае записывайте не только фамилию экспедитора, который приехал за грузом, но и фирму, в которой он работает.

Соберите отзывы о контрагенте

Вы можете доказать, что тщательно выбирали фирму-партнера, если предоставите рекомендации других фирм.

Утвердите методику проверки

При наличии у вас утвержденной методики проверки контрагентов, риск попасть на неблагонадежного существенно снижается и служит еще одним доказательством в пользу вашей добросовестности. Правильно разрабатывать такую методику для каждой отдельной фирмы, а в некоторых случаях лучше обратиться за помощью к специалистам. Даже если дело дойдет до суда, такой подход к выбору контрагентов сыграет в вашу пользу. Если вы привлекли к проверке сторонних специалистов, в суде можно сослаться на их неосмотрительность.

Соберите о контрагенте как можно больше информации до заключения с ним договора. В этом случае у вас будет больше шансов избежать претензий налоговиков или выиграть суд, если дело дойдет до него. А лучше всего сразу убедиться в том, что вы работаете с надежной компанией, а не с однодневкой. Для этого достаточно зайти на сервис проверки контрагентов, например, Прима-Информ. Вам понадобится потратить всего несколько минут, чтобы получить все необходимые сведения о контрагенте.

Источник: Prima-inform.ru