Переезд офиса: как сделать этот процесс рациональным?

Офисный переезд во многом отличается от переезда в квартирах. Помимо того, что требуется перевезти мебель и технику, необходимо отправить в новое помещение личные принадлежности каждого сотрудника, всю бумажную и электронную документацию. При этом вывозимая техника и мебель обычно в разы больше, чем в квартирах. Важно учитывать что офисный переезд  как и ряд трудностей и предупреждает о появлении дополнительных проблем при переезде.

Правильно организовать процесс передислокации офиса компании помогут некоторые рекомендации
Оповещение и подготовка. В первую очередь, после принятия решения о переезде необходимо предупредить сотрудников. В этом случае им будет удобней подготовиться заранее. Можно начать упаковывать нечасто используемые вещи еще за пару недель до даты перевозки. Обычно это архивы документации. Помимо руководства, необходимо уполномочить нескольких сотрудников в вопросах организации процесса и назначить ответственных лиц. Один человек вряд ли справится с такой масштабной задачей, поэтому можно набрать команду, в которой будет представитель каждого отдела.

Непременно попросите бухгалтера составить смету расходов на это мероприятие. Важно определить, что потребуется для переезда, какие материалы необходимо приобрести, какими услугами нужно будет воспользоваться и во сколько все это обойдется по денежным средствам.

Лучше обратиться к специалистам, которые помогут правильно организовать переезд офиса, все упаковать и быстро осуществить перевозку. Некоторые компании предоставляют даже упаковочные материалы и под руководством сотрудников осуществляют упаковку вещей, мебели и техники. Особое внимание стоит обратить на маркировку коробок. Обязательно на коробке указывают номер кабинета и название предметов. Если в коробке находятся личные вещи сотрудников, приписывают номер стола или данные хозяина, чтобы затем было легче найти свои принадлежности. При этом частные перевозчики – не лучший вариант. Они обычно не дают таких гарантий, как компании, и могут испортить имущество.

Чтобы сэкономить немного на услугах профессионалов, можно предложить сотрудникам упаковать часть вещей самостоятельно. Канцелярию и другие небольшие предметы вполне по силам сложить в коробки даже женскому персоналу. Не стоит забывать о том, что любой офис – это охраняемая территория. Поэтому важно заранее оформить все бумаги на вывоз мебели и других вещей. Согласование с арендодателем поможет избежать неприятных ситуаций. Удачного переезда!

На правах рекламы